Privacyverklaring

Trauma Opvang Nederland is een onderdeel van Emergenz. B.V. en hanteert daarom het privacy regelement van Emergenz. B.V. zoals hieronder vermeld.

Emergenz is een landelijke private hulpverleningsorganisatie die werkt aan het beperken en voorkomen van verzuim. Onze opdrachtgevers zijn onder meer werkgevers, arbodiensten en verzekeraars.

Wanneer je ondersteuning nodig hebt, als gevolg van een schokkende gebeurtenis,  verzuim of juist om het te voorkomen, staan de Emergenz professionals klaar om je op te vangen en te begeleiden. Dit kan onder meer middels de volgende interventies: Trauma opvang en nazorg, bedrijfsmaatschappelijk werk en coaching, EMDR therapie, vertrouwenspersoon, klachtenfunctionaris en trainingen. Dat betekent dat we gevoelige persoonsgegevens van jou krijgen. Je mag erop vertrouwen dat wij jouw privacy met de grootste zorg bewaken en beschermen. Daarom leggen wij hier uit wat wij doen met jouw gegevens en jouw dossier.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die over jou gaan, als individu. Denk hierbij aan informatie zoals jouw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres.

Daarnaast zijn er ook bijzondere persoonsgegevens. Deze gevoelige informatie is bij de wet extra beschermd. Denk dan aan gegevens over je ras, geloofsovertuiging, gezondheid of seksuele geaardheid.

Waarvoor gebruiken we persoonsgegevens?

Emergenz verzamelt en bewaart alleen persoonsgegevens die nodig zijn om jou zo goed mogelijk van dienst te zijn. Met jouw persoonsgegevens kunnen we jou professionele zorg bieden. Zowel als je de zorg al nodig hebt, of juist preventief, hebben wij jouw gegevens nodig om ons werk te kunnen doen. Wij gebruiken en bewaren alleen wat we nodig hebben.

Wat betekent ‘verwerken’ van persoonsgegevens?

Verwerken is een begrip uit de privacywet. Het gaat om alles wat je kunt doen met persoonsgegevens, van verzamelen tot vernietigen. De Algemene Verordening Gegevensbescherming, artikel 4, noemt bij verwerken: “het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren (samenbrengen) of combineren, afschermen, wissen en vernietigen van gegevens.”

Hoe komen wij aan de persoonsgegevens?

Wij krijgen onze informatie van iedereen met wie wij samenwerken, zoals van jezelf, je werkgever of via onze website.

Welke persoonsgegevens verzamelen we?

Gegevens over wie je bent

Om contact met je te leggen en te houden, bewaren wij jouw naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, geslacht. Van je werkgever bewaren we: naam werkgever, contactpersonen, functie, aantal uren, locatie, afdeling, kostenplaats.

Daarnaast werkt Emergenz met een unieke dossiernummer. Dit dossiernummer wordt bij correspondentie gebruikt om persoonsverwisseling te voorkomen en om te verzekeren dat de juiste personen de juiste informatie ontvangen.

Van werkgevers verwerken wij het (digitaal) factuuradres, namen van contactpersonen binnen de organisatie, door de klant gewenste gegevens zoals ordernummer, kostenplaats.

Tot slot verwerken wij ook persoonsgegevens van zorgverwijzers, zoals naam van de zorgverwijzer, e-mailadres en telefoonnummer.

Gegevens over je gezondheid

Dit kan gaan over zowel je lichamelijke, als psychische gezondheid. We verzamelen deze gegevens om je zo goed mogelijk te begeleiden en ons te houden aan de wet.

Burgerservicenummer

Het burgerservicenummer (BSN) verzamelen we alleen als we een vergoeding voor je behandeling aanvragen bij de verzekeraar. Zolang dit niet het geval is, hebben wij niet je BSN nodig.

Onze websites

Denk hierbij aan bijvoorbeeld gegevens die je invult in onze website en anonieme analysegegevens over het gebruik van onze website, om deze te kunnen verbeteren. De privacywetgeving waar we ons aan houden, is een Europese wet en geldt niet buiten Europa. Emergenz ziet erop toe dat jouw gegevens binnen Europa blijven.

Gegevens over jou van anderen

Het kan zijn dat iemand, bijvoorbeeld je bedrijfsarts of werkgever, jou aanmeldt bij Emergenz. Dan krijgen wij evt. persoonsgegevens van hem/haar. Daarvoor moet de andere partij wel eerst toestemming van je krijgen.

Met wie delen we persoonsgegevens?

Allereerst is het goed om te weten dat wij doorgaans geen informatie over jou delen zonder jouw toestemming. Als wij gegevens willen delen zoals het doel- en adviesplan, offertes en tussentijdse evaluaties, dan leggen wij dat van tevoren aan je voor. Wanneer je bij ons in begeleiding bent, kunnen we je vragen om persoonsgegevens te mogen delen met de volgende partijen:

De opdrachtgever

Degene die jou heeft aangemeld bij Emergenz, is meestal onze opdrachtgever. Dit is bijvoorbeeld de werkgever, een bedrijfsarts of de verzekeraar van je werkgever. De Opdrachtgever ontvangt altijd de factuur van jouw behandeling, ook als je hier geen toestemming voor wilt geven. Op deze factuur staat alleen de datum van de interventie, de naam van de contactpersoon, dossiernummer en eventueel het kostenplaatsnummer. Deze factuur is nodig om je behandeling te vergoeden.

De professional

De (ingehuurde) professional werkt voor of in opdracht van Emergenz. Met al onze professionals maken we goede afspraken, zodat zij zich ook aan de wetgeving houden.

De verzekeraar

De verzekeraar kan informatie over je ontvangen, als er een vergoeding wordt aangevraagd voor de behandeling.

Bedrijven waar we mee samen werken

Om onze dienstverlening te waarborgen, hebben we sommige diensten uitbesteed aan andere bedrijven. Denk aan datacentra, archiefbeheerders, bedrijven die software aanbieden en webdesigners. Wij hebben met onze partners goede afspraken gemaakt, zodat ook zij zorgvuldig omgaan met jouw persoonsgegevens.

Op jouw verzoek

Op jouw eigen verzoek delen wij (een gedeelte) van jouw persoonsgegevens met andere, zoals de huisarts, een andere behandelaar of andere specialist.

Uitzondering: als de wet overtreden wordt

Als Emergenz vermoedt dat de wet wordt overtreden, mogen wij andere partijen inschakelen, zoals de politie, vertrouwensarts of VeiligThuis. Voor het delen van persoonsgegevens hebben wij in deze situaties jouw expliciete toestemming NIET nodig.

Bewaartermijnen

Emergenz houdt zich aan de wettelijke bewaartermijnen. Wanneer er geen wettelijke bewaartermijn is, bewaren wij de gegevens niet langer dan voor het uitvoeren van de taak nodig is.

  • Wettelijk is het verplicht financiële gegevens 7 jaar na einde betreffend kalenderjaar te bewaren.
  • (Niet medische) Persoonsgegevens ten behoeve van bedrijfsmaatschappelijk werk of vertrouwenspersoon worden tot maximaal 2 jaar na afsluiting dossier bewaard.
  • E-mails worden maximaal 1 jaar bewaard na ontvangst.

Goede beveiliging

Wij besteden veel aandacht aan het beveiligen van onze systemen en het beschermen van jouw persoonsgegevens. Een belangrijk deel van onze informatievoorziening is ondergebracht in het sterk beveiligde datacenter DCG in Amsterdam. Zo hebben onze professionals alle gegevens in de cloud staan.

Als wij een datalek of incident constateren, dan komen wij direct in actie om de oorzaak te analyseren, de schade te beperken en belanghebbenden hierover te informeren.

Geheimhoudingsverklaring

Al onze medewerkers en professionals hebben een geheimhoudingsverklaring getekend. Alleen geautoriseerd personeel mag jouw gegevens zien en verwerken.

Toezicht

Professionals van Emergenz volgen een gedragscode voor het omgaan met persoonsgegevens. Er zijn brancheverenigingen actief bezig met het controleren of deze professionals hun werk goed doen en bewaken de kwaliteit. Daarnaast controleert de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) of wij de Wet Algemene Verordening Gegevensbescherming naleven.

Je persoonsgegevens bekijken of aanpassen

Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren en om door ons vergeten te worden. Wij passen je gegevens op verzoek aan of verwijderen ze voor je. We kunnen je ook inzicht geven in de gegevens die we over jou hebben of aan je overdragen. Hierbij toetsen wij altijd of dit niet in strijd is met de wet.

Neem hiervoor contact op met info@emergenz.nl.

Voordat uw verzoek in behandeling wordt genomen, zullen we uw identiteit vaststellen. Dit kan door een bezoek aan de behandelaar te brengen of door een kopie van uw identiteitsbewijs (zonder leesbaar BSN) mee te sturen met uw verzoek.

Als (een deel van) uw persoonsgegevens uit het medisch dossier worden gecorrigeerd of verwijderd, wordt hiervan een aantekening gemaakt.

Onze visie op privacy

Minimale dataverzameling
Emergenz verzamelt alleen de gegevens die het nodig heeft, en niet meer. Zo vragen we pas om je BSN-nummer, als we dat nodig hebben. Niet eerder.

Expliciete toestemming
Bij Emergenz zijn we altijd bezig onszelf te verbeteren. Daarom doen we tevredenheidsonderzoeken om onze dienstverlening te evalueren. Wij verzamelen hiervoor alleen gegevens met jouw expliciete toestemming. Wil je dat we niet jouw gegevens gebruiken voor evaluatie? Dan doen we dat ook niet.

Veilig bewaren
We beveiligen jouw persoonsgegevens zo goed mogelijk. We doen alles zoveel mogelijk elektronisch en bewaren dit in het sterk beveiligde datacenter.

We luisteren
Als jij vindt dat wij gegevens van jou hebben, die we niet zouden mogen hebben, of je wilt eerdere toestemming intrekken, dan kan dat. Neem hiervoor contact op met jouw begeleider van Emergenz of met het hoofdkantoor via info@emergenz.nl.

Vragen over privacy?

Welke rechten heb ik?

In de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)staan de rechten beschreven die je als persoon hebt in Europa op het gebied van privacy. We zullen je verzoeken nakomen als deze niet in strijd zijn met de wet.

Kort samengevat heb je de volgende rechten:

  • Het recht op data portabiliteit. Dit betekent dat je de persoonsgegevens die jij met Emergenz gedeeld hebt, ten alle tijden kunt inzien en kunt ontvangen in een machine leesbaar formaat, zodat je deze kan overdragen aan derde partijen.
  • Het recht om vergeten te worden. Je kunt een verzoek indienen om (een deel van) je gegevens bij ons te laten verwijderen. Emergenz heeft voor sommige gegevens een bewaarplicht. Die telt zwaarder, dan het recht om deze gegevens te verwijderen.
  • Het recht op inzage. Je mag je dossier te allen tijde opvragen en zelf inzien.
  • Het recht op rectificatie en aanvulling. Je mag jouw persoonsgegevens altijd (laten) corrigeren en aanvullen.
  • Het recht op beperking van verwerking. Je mag aangeven dat Emergenz jouw gegevens (tijdelijk) niet mag verwerken.
  • Het recht op bezwaar. Wil je dat bepaalde gegevens die wij van jou hebben, niet verwerkt worden? Dan kun je daar bezwaar tegen maken.

Gebruik maken van je rechten?

Jouw begeleider van Emergenz kan je helpen om gebruik te maken van jouw rechten. Hij/zij kan ook aangeven wat de gevolgen zijn. Als we iets verwijderen of corrigeren, maken wij daarvan een aantekening in het dossier.
Sta je niet meer onder behandeling bij ons, maar hebben wij wel persoonsgegevens van jou waar je een verzoek over in wilt dienen? Neem dan contact op met info@emergenz.nl.

De rechten en andere wetten

Voor Emergenz gelden naast de AVG ook andere wetten. We zijn bijvoorbeeld verplicht om medische gegevens vijftien jaar lang te bewaren. Het kan dus zijn dat we soms een verzoek (gedeeltelijk) moeten afwijzen, omdat het in strijd is met een andere wet dan de AVG. Dit laten we je uiteraard weten.

Wat kan er fout gaan met mijn gegevens?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens zo zorgvuldig mogelijk. Ook verzamelen we niet te veel en beveiligen we alles zo goed mogelijk. Toch kan er iets misgaan.

Als er een datalek ontstaat, waarbij bijzondere persoonsgegevens in handen komen van mensen die deze niet horen te hebben, loop je twee risico’s:

  • Stigmatisering en uitsluiting
  • Identiteitsfraude

Gebruiken wij cookies?

Wij gebruiken cookies op onze website. Cookies zijn kleine bestanden die op je computer worden opgeslagen als je onze website bezoekt.
Deze cookies zorgen ervoor dat deze website naar behoren functioneert. Ook houden we met deze cookies anoniem website statistieken bij. Omdat deze cookies strikt noodzakelijk zijn, kunt u ze niet weigeren zonder de werking van de website te beïnvloeden. U kunt deze cookies blokkeren of verwijderen door uw browserinstellingen te wijzigen

Andere vragen over privacy?

Neem dan contact op met info@emergenz.nl

Klacht indienen

Vind je dat wij niet goed met je (bijzondere) persoonsgegevens omgaan? Of ben je het niet eens met iets anders binnen Emergenz? Dan kun je een klacht indienen. Dit kan bij verschillende partijen:

  • Bij Emergenz zelf, via info@emergenz.nl
  • Je kan ook een klacht indienen bij andere instanties, zoals het bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Over dit Privacy Statement

Dit is het privacystatement van Emergenz B.V., Trauma Opvang Nederland is een onderdeel van Emergenz. B.V.

Om uw rechten te kunnen uitoefenen kunt u zich wenden tot:
Emergenz. B.V
Luchthavenweg 81 0.45
5657 EA Eindhoven
040-2350131
info@emergenz.nl

Ook met vragen of voor meer informatie over het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens kunt u uiteraard contact met ons opnemen.

Contact

Wij komen graag in contact met u.

Niet leesbaar? Verander tekst. captcha txt

Typ uw zoektermen in. Druk op enter om te zoeken